Anfänglich wirkte alles noch vielversprechend. Der Projektzeitplan war ambitioniert, aber realistisch. Das Budget war eingeplant und freigegeben, und die Ressourcen angemeldet und gesichert. Das Ziel, das mit dem Projekt verfolgt werden sollte, war eigentlich klar.
Doch dann die Katastrophe.
Projektzeitplan nicht eingehalten!
Kostenziele nicht eingehalten!
Auch die Qualität ist nicht wie erwartet.
Kennt Du das?
Ein tatsächlich sehr oft auftretendes Phänomen.
Wie kommt es, dass die meisten großen Projekte ihre Ziele verfehlen?
Und das auch nicht zu knapp?
Beispiele dazu gibt es viele. Wir kennen einige Prominente Fälle aus den Medien. Elbphilharmonie, Flughafen Berlin, oder auch das ein oder andere Stromtrassen Projekt.
Die Elbphilharmonie
hat das anfänglich veranschlagte Budget um mehr als das Zehnfache überzogen. Von ursprünglich etwa 77 Mio. € auf anschließend etwa 800 Mio. €.
Der Flughafen Berlin ist mit etwa 13 Jahren Verzögerung in Betrieb genommen worden. Die anfängliche Projektzeitplan sah 2007 vor, realisiert wurde dann aber 2020.
Der Südlink
sollte bereits 2022 fertiggestellt sein. Aber bisher (Juni 2025) sind weniger als 10% der etwa 700km langen Leitungstrasse genehmigt. Vom Bau ganz zu schweigen. Derzeitige Prognosen gehen von 2028 aus. Aber bis dahin kann auch noch viel passieren.
Das sind auch keine Ausnahmeprojekte, die schlampig bearbeitet werden. Im Gegenteil. Hier handelt es sich um hochpriorisierte Vorzeigeprojekte. Man kann davon ausgehen, dass alle Beteiligten ihr absolut Bestes tun, um diese Projekte vernünftig und Zielegerecht fertig zu stellen.
Wenn bereits solche wichtigen Projekte so große Zielabweichungen nicht verhindern können. Wie sollen dann erst 0815-Projekte gut laufen? Standardprojekte haben es noch schwerer, denen werden ja im Zweifel die Ressourcen zugunsten der Prestigeprojekte entzogen.
Gründe für Verzögerungen im Projektzeitplan.
Gründe für Verzögerungen des Projektzeitplans gibt es viele. Aber ein paar wesentliche Faktoren sind immer die gleichen.
Ein Grund ist das Dilemma mit den fehlenden Optionen in Richtung Beschleunigung.
Am einfachsten ist das am Beispiel mit einer Bahnfahrt.
Verspätungen gibt es viele, vor allem wenn man eine lange Reise mit dem ICE hat, z.B. Von Dortmund nach Interlaken. Es gibt mehrere Ereignisse, die eintreffen können und zu einer Verspätung führen. Je nach Anzahl und Größe der Ereignisse (Z.B. Streckensperrung, Streik, Zug fällt aus, Umleitung usw.) kann sich die Reisezeit theoretisch bis ins unendliche Verzögern (Praktisch würde man die Reise irgendwann abbrechen). Das beschleunigungspotential, also die Chance das man schneller ans Ziel kommt, ist allerding gering und vor allem auch nach unten hin begrenzt. Das bedeutet, es gibt eine schnellstmögliche Reisezeit (z.B. Luftlinie oder schnellste Route, schnellste Geschwindigkeit, keine Zwischenstopps und vor allem keine Störungen während der Reise).
Das Risiko ähnelt einer Konvexen Funktion.
einer Long-Call-Option. Der Gewinn entspricht hier der Reisezeit und ist nach unten hin begrenzt (Loss). Das ist die geplante Reisezeit. Wir können aber unendlich viel Reisezeit im Sinne einer Verspätung hinzugewinnen (Profit). Umso mehr Umstiege (Verspätungsmöglichkeiten) wir haben, um so steiler nach oben verläuft die Verspätungskurve für die Reisezeit. In der Graphik repräsentiert der Bereich C das ins unendliche hin offene Verzögerungspotential.
Der Bereich stellt das geringe Beschleunigungspotential dar. Der Bereich A zeigt die Begrenzung der Beschleunigung. Egal wie viele Maßnahmen noch ergriffen werden, es kann keine weitere Beschleunigung erreicht werden. Schneller als schnellstmöglich geht nicht.
Der Ereignisverlauf ist in der Y-Achse dargestellt. Grün ist noch im Plan, rot ist bereits außerhalb der Planzeit.
Der Zeitverlauf wird durch die X-Achse symbolisiert. Ich habe spaßeshalber ein Paar Begriffe an die Zeitachse geschrieben, um das typische Dilemma im Projektmanagement darzustellen, dass sich regelmäßig ergibt.
Verzögerungsmöglichkeiten gibt es viele.
Kennst Du das von Deinem Projektmanagement? Verzögerungsmöglichkeiten gibt es viele. Verspätungen sind Teil des Systems. Es gibt eigentlich nur diese eine Richtung. Der Raum für Beschleunigung ist marginal und begrenzt. Trotzdem reden alle immer von Beschleunigung. Dabei sollte aus der Darstellung ersichtlich sein, dass es eher darum geht, Verzögerungspotentiale im Projektzeitplan zu erkennen und zu verringern.
Wie kann ich denn nun Verzögerungen im Projektzeitplan vorbeugen?
Hier 4 Punkte die definitiv helfen:
- Ehrliche und offene Kommunikation im Projektteam und im Overhead.
- Einplanen von Zeitlichen Puffern insbesondere bei Unklarheiten über die Bearbeitung.
- Kleinhalten des Gaps zwischen sportlicher ambitionierter Planung und WorseCase Szenario.
- Hervoragende externe Kommunikation, um die selbstverständlich auftretenden Verzögerungen gut zu verkaufen.
Erkennst Du Parallelen?
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